事務局の業務量を大幅削減！
承認フローを自動化した研究助成公募システム

導入時の背景や課題は

大学機関や研究機関を有する病院などの研究を支援する制度として公募制奨学寄附制度を設けており、年間多くの応募があります。数名で担当しており、主担当を私がつとめています。応募内容は厳重に管理しなければならないので、その取扱いにおいて配慮が必要でした。

奨学寄附のシステム導入に関しては、社内の別部署でSPIRAL® を活用していたため、そのリソースを活用して奨学寄附の公募システムを構築したことがはじまりでした。

公募制奨学寄附業務とは？

公募制奨学寄附というのは、大学や研究機関を有する病院などでの医学・薬学に関する研究支援を公募によって行うものです。その支援に関しては、公正な取引を害さないようJB営業部門から独立した社内組織が審査を行っています。
※JB＝日本血液製剤機構の略称

そういった応募の受付業務や社内共有に関して、SPIRAL® を利用されているということですね。

応募内容の受付、申請者とのやり取りや社内での情報共有に活用しています。毎年すこしずつ応募要領や運用方法がかわってくるので、それに合わせて改良を重ねています。

奨学寄附の審査に関しては、応募頂いた研究テーマの内容を確認しなければなりません。研究テーマというのは、応募者にとって大切な情報なのでしっかりとした保管管理が必要です。そのため、セキュリティの部分でもSPIRAL® ならば安心して利用できると考えました。

多くの応募があると情報の取り扱いに大変気をつかいませんか？

応募者や関係部署と応募情報や合否についてのやり取りを行うので、データの一括管理が必須になってきます。手作業ではどうしても限界がありますが、それが可能になりました。

また、社内外とのデータのやり取りがSPIRAL® で完結している部分がポイントです。応募内容は応募者にとって大切な情報なので、セキュアな環境で管理し、本人しか閲覧できないシステムの構築が必要でした。

こだわった点はありますか？

管理ミスがあってはならないので、フローごとに共有した情報、担当者等の記録を一括して管理、確認ができるように作成しました。

これまでは応募内容を個別に担当部署と共有する必要がありましたが、すべてシステム上で完結できるので業務の効率化とセキュリティ対策の向上が期待できます。

このシステムがなければ、運用は手動でされていたのですよね？

はい。メールで受付けた内容を1件ずつ審査部門と情報共有し、審査結果を受取って応募者に連絡をする必要がありました。

それが、SPIRAL® の中で情報が共有できるようになりました。いろいろな部署との情報共有を、システム上で流していくことができ、大変助かっています。

また審査結果に関しても、システム上で共有できるので、応募者への連絡に関しても簡便かつ確実な対応が可能となりました。受付完了メールや合否連絡メールの送信を自動化したことで業務負担も軽減し、スムーズに回せるようになりました。

公募制奨学寄附を運営するうえで、公正かつ確実に運営できるというのは絶対条件です。公平性、確実性を求めたシステムには、御社のシステムが不可欠だったと思います。

最後に、パイプドビッツに今後期待されることはありますか？

研究助成公募システム導入にあたり、低コストで必要なシステムを速やかに構築していただきました。また、アフターフォローもしっかり対応頂け、とても素晴らしいと感じています。

特に、システムの仕様については島崎さん（営業担当）がシステム構成をしっかり把握されているので、問い合わせればすぐに回答をいただけます。こちらの質問内容を的確に把握し、弊社への専属性があるサポートを提供いただけるのはありがたいです。

是非、このサポート体制を維持していただけると嬉しいです。