約200名の手書き願書を電子化し、作業時間を3日から10分まで短縮 | お客様事例

約200名の手書きの申込書や願書などを電子化。

3日程度かかっていた作業時間を10分まで短縮！

顧客情報管理

導入会社: 学校法人名城大学

代表者: 小笠原日出男（理事長）

本社: 愛知県名古屋市天白区塩釜口一丁目501番地

業務内容: 教育事業

URL: http://www.meijo-u.ac.jp/

使用サービス: SPIRAL®

<br>国際化推進センター　柴川　牧生氏<br><br> — 国際化推進センター　柴川　牧生氏

課題: 海外英語研修プログラムの申込書や願書が紙ベースだったため、データを手入力する手間が発生。書類に不備があった場合は再提出が必要で、学生側の手間も生じていた。

解決策: 申込書や願書を入力できるWebフォームをスパイラル®で導入したほか、提出前に学生側がPDFで出力し確認できるようにした。学校側には管理画面を用意した。

効果: 手入力でのデータ化が不要になったことで、これまで3日かけて事務局が作業していた時間が10分程度に短縮。電子化によって学生側の手間も省くことができた。

名城大学は、中部圏でも随一の規模（1万5000名以上の学生が在籍）を誇る文理融合型の総合大学です。1926年に開設された「名古屋高等理工科講習所」を前身に、90年を超える歴史のある大学です。<br>
<br>
同大学では多様な留学制度や充実した奨学金で、海外へ羽ばたく学生をしっかりとサポート。専門性・人間力・語学力を備えた人材を、「目指すべきグローバルな人材像」として掲げています。また、キャンパスには多くの海外留学生が在籍しており、国際感覚を磨くこともできます。<br>
<br>
そんな特性をより生かすべく、名城大学では海外英語研修のための申込書や願書を入力できるWebフォームをスパイラル®で構築。紙ベースの申込書や願書で管理していた際に発生していた、Excelへの再入力の手間をなくすことができました。今回は、このシステムの導入に尽力された名城大学国際化推進センターの柴川牧生氏にお話を伺いました。

名城大学は、中部圏でも随一の規模（1万5000名以上の学生が在籍）を誇る文理融合型の総合大学です。1926年に開設された「名古屋高等理工科講習所」を前身に、90年を超える歴史のある大学です。

同大学では多様な留学制度や充実した奨学金で、海外へ羽ばたく学生をしっかりとサポート。専門性・人間力・語学力を備えた人材を、「目指すべきグローバルな人材像」として掲げています。また、キャンパスには多くの海外留学生が在籍しており、国際感覚を磨くこともできます。

そんな特性をより生かすべく、名城大学では海外英語研修のための申込書や願書を入力できるWebフォームをスパイラル®で構築。紙ベースの申込書や願書で管理していた際に発生していた、Excelへの再入力の手間をなくすことができました。今回は、このシステムの導入に尽力された名城大学国際化推進センターの柴川牧生氏にお話を伺いました。

課　題: 紙ベースの願書からExcelシートへ、3日かけて手入力。
事務局の負担を軽減するためにはどうすればいいのか？

――スパイラル®で利用している大学のプログラム概要を教えてください。

当大学ではグローバル人材を育てていくための多彩な留学制度を設けています。その中の一つとして、海外英語研修プログラムがあります。このプログラムは毎年春期と夏期に実施しているのですが、毎年180名に奨学金20万円、全員に奨学金5万円を支給していることもあり、学生に人気のプログラムです。

――スパイラル®を導入する前にはどのような課題があったのでしょうか？

これまで海外英語研修プログラムに申し込む学生数は、人気がある夏期でも30名程度でした。しかし、当大学の国際化計画がスタートしてから、徐々に申し込みが増加。現在では1回の募集に対して100名を超えることもあり、年間では200名以上の申し込みがあります。一方で、研修の申込書や奨学金の願書、志望理由書などの学生から提出される書類は、手書きによる紙ベースのままでした。管理や運用の観点から、それらの提出書類をデータ化して保管するためにExcelへと手入力する必要があり、一人のスタッフが3日程度も費やして作業をこなしていました。そうなるとスタッフの時間も労力もその入力作業に取られることになり、膨大なロスが発生します。

また、学生の手書きによる記入の場合、文字を判別するのが難しい場合が頻繁にあります。メールアドレスや住所に使う数字やアルファベットが読み取れないことも多く、学生に電話をして確認を取らなければなりません。そこにもスタッフの時間と労力が取られていました。
それだけでなく、申込書や願書を提出するタイミングで記入漏れや記入ミスが見つかった場合には、学生に手直しをしてもらう手間も生じていました。

解決策: 願書を入力するWebフォームをスパイラル®で構築。
不備やミスが見つかっても、学生自身で修正できるように。

――課題を解決するために、スパイラル®をどのように活用しましたか？

スパイラル®を導入してWebフォームを構築しました。そして、そのフォーム上から海外英語研修プログラムへの参加申込書と奨学金願書を入力できるようにしました。また、入力完了画面では、入力内容をPDF帳票で出力できるので、学生自身で内容のチェックができます。
同時に、フォーム入力後でも内容の不備やミスを見つけた場合に、一定期間までは学生側で修正できるようにしています。これらによって、大学側と学生側、双方の負荷の軽減を実現しました。

――スパイラル®を選んだ理由はなんでしょう？

まずは有名大学をはじめ、金融機関、官公庁での採用実績があることへの信頼ですね。「大規模なエンターテイメントの投票システムで、大量アクセスに耐えたプラットフォームもスパイラル®が担当していた」というところにも興味を惹かれました。
また、フォーム機能で各種受付画面や情報変更画面を簡単に作成できることや、強力なデータベース機能で検索、編集加工、登録などの管理の手間が削減できることが選定の決め手となりました。

――スパイラル®の導入はスムーズにいきましたか？

パイプドビッツに相談を持ちかけたのが2015年11月のことです。「個人情報を外部に預けて大丈夫か？」といった声が学内でもありましたが、国立情報学研究所が作成したクラウドサービスチェックリストに対して明確な回答をいただき、堅牢なセキュリティがあることを理解してもらえたことで、2016年3月に導入が決まりました。

効　果: Excel願書を入力するWebフォームをスパイラル®で構築。
不備やミスが見つかっても、学生自身で修正できるように。

――スパイラル®を導入した結果、どのような成果がありましたか？

手入力がなくなったことによる業務効率の向上が最大の成果だと思っています。これまでは手書きの申込書や願書を手作業で再入力していくため、ヒューマンエラーが発生していました。それに加えて、手入力してデータ化した後にも入念なチェック作業が求められます。
現在も学生がWebフォームに入力したデータを一度はチェックする必要はありますが、二度手間、三度手間がなくなったことは大きいですね。具体的にどれくらい効率化したかといいますと、紙ベースの頃は3日程度かかっていた作業時間が、スパイラル®による電子化に移行した後は、フォームデータをダウンロードするだけですから10分程度へと短縮することができました。

そのほか、海外英語研修プログラム終了後に学生からの報告書提出を義務付けていましたが、それも以前は紙ベースだったために回収に手間取っていました。今回、こちらも併せて電子化したことで、学生が長期休暇期間中にわざわざ大学に出向いて書類を提出する必要がなくなるというメリットも実現できています。

――今後、このサービスをどのように発展させていこうとお考えですか？

申込書や願書などの提出の電子化というのは“業務効率化”を主な目的としてスタートしたものですが、今後は収集したデータをスパイラル®で上手に活用して、今後の海外英語研修プログラム内容や募集方法の改善などへとつなげていきたいと考えています。

――本日は、ありがとうございました。

（2017年8月25日掲載）