交換留学や海外研修に関わる事務作業を大幅削減！
高いセキュリティと信頼性で、学生の個人情報も安心管理
～ 留学申し込みやTOEFLテスト受付のシステムに
SPIRAL®を採用 ～

まず、国際交流室の業務内容についてお聞かせください。

国際交流室は、「学務部教育推進課」に属し、日本大学（以下、本学）全体の国際交流に関するさまざまな業務を執り行っています。本学は、世界各国の大学と交流を進めており、そのネットワークを活用した交換留学や海外研修といった国際交流の機会を、学生に積極的に提供しています。これは、心身ともに健全な文化人の育成を使命として1906年（明治39年）に最初の留学生をドイツに派遣して以来、続いている取り組みです。
学術交流協定等を結んでいる大学は2014年5月現在、アメリカ、イギリス、カナダ、中国など29カ国1地域111大学あります。こうした海外の大学と本学との協定に基づいて行われる学生や教員の送り出しと受け入れなどが、国際交流室の主な業務になっています。
昨年は、交換留学生を70人受け入れ、本学からは35人を送り出しました。その他、短期のサマースクールに約100人、スプリングスクールには約20人を派遣しています。

その他の業務にはどのようなものがありますか？

大学間の交流協定の締結と提携先大学の新規開拓のほか、こうした制度を利用した海外での留学生募集なども行っています。また、海外留学に必要な「TOEFL」テストの申し込み受付や対策講座の開催なども大切なミッションです。このほか、海外から受け入れる学生に対して10週間の日本語習得プログラムを実施しています。

SPIRAL® はどのような業務に利用されていますか？

SPIRAL® は主に、交換留学や短期海外研修、サマースクールなど、選抜試験や事前申請が必要な案件の申し込みと、留学希望者に対する「TOEFL」テストの受験受付に利用しています。また、「TOEFLスコアアップ対策講座」の申し込みにも使っています。

こうした業務は、SPIRAL® 導入前にどのような運用をしていましたか？

SPIRAL® を導入する前は、「Google ドキュメント」を利用して受け付けていました。それより前は完全にアナログです。すべての申し込みに紙の申請用紙を使っていました。
その当時は、学生に紙の申請書を持って来てもらって、こちらでパソコンに入力するというフローでした。それを改善しようと2010年に、Google ドキュメントの利用を始めたのです。Google ドキュメントを導入したのは当時、全学的に「Google Apps」のメールシステムを利用していたのが主な理由です。

当時の運用にどのような課題がありましたか？

Googleドキュメントは、いろいろと便利な面もあったのですが、例えば、学生が申し込み内容を入力して送信すると、あとから本人が内容を確認できない、自分で何を送ったか分からなくなってしまうといった不便な面がありました。
また、こちらでデータを受け取ったあと、受理した旨をメールで各自に手動で送信しなければなりませんでした。そのメールの内容も「受け付けました」程度のものしか送れていなかったのも、改善したかった点です。
SPIRAL® を導入した現在は、自動でメールが送信されますし、文面に申し込み内容やユニークな受付番号を付加できるなど、大幅に改善され大変助かっています。

そうした課題解決にSPIRAL® を選んだ理由は何ですか？

SPIRAL® の実績です。何社かのシステムを選定して比較しましたが、その中でもSPIRAL® は、信頼性が高く、実績も豊富で、セキュリティ性能も高いことが分かりました。個人情報を管理しているので、セキュリティは特に重視した点です。セキュリティ関連で取得した認証や制度も多く、SPIRAL® であれば信頼できると感じました。
また、選定の際には、費用面や使い勝手、導入後の運用のしやすさも考慮しています。SPIRAL® では、専門的な知識はそれほどいらず、簡単に運用できるのも評価しました。

SPIRAL® を導入して、狙い通りに課題を解決することができましたか？

はい。先ほど触れたように、申し込み受付後の受領メールが自動で送信できるようなり、また申請内容をこちらで入力し直す必要もなくなったことで、業務の省力化という面で大いに効果を発揮しています。
例えば、TOEFLテスト受験では、申し込んだ後に受験料を入金してもらう必要があります。以前は、郵便為替や現金書留を使っていたため、学生も手間ですし、手数料もかかります。1週間の受付期間で150件程度の申し込みがあるので、何よりこちらの事務処理が非常に煩雑で、大きな負担になっていました。
これを銀行振込に変えたのはいいのですが、今度は振込先の情報をWeb上に出しておくと、申し込み期間ではない時にも振り込まれてしまうなど、いろいろな問題が発生しました。また、誰がいつ振り込んだかもいちいち確認する必要があるなど、課題は残っていました。
しかし、SPIRAL® なら、申し込みをした学生に自動でメールが配信され、そこに振込先とユニークな申し込み番号を付けられます。振込時にこのユニークな番号を付記してもらうことで、どの学生がいつ振り込んだかが確実に分かるようになりました。この部分の省力化は非常に大きかったですね。

その他、SPIRAL® を導入して改善された点はありましたか？

SPIRAL® は、申し込みフォームに受付期間を設定しておいて、その期間だけWebフォームを有効にしておくことができるのがいいですね。実は、こうした本学のWebページの更新・変更は国際交流室ではできないのです。別部署の広報課に頼んで作業をしてもらっています。Webに公開するのも非公開にするのも毎回、依頼しなければならず、すぐに変更できないのです。
その点、SPIRAL® は設定さえすれば、Webフォームや締め切りページの公開も自動で行えるので、受付期間中の掲載にタイムラグがなくなり、すごく助かっています。たぶん、広報課もよろこんでいると思いますよ（笑）。

SPIRAL® を導入する際に問題や課題はありましたか？

これと言って大きな問題は発生していません。導入の前に担当者全員で資料を見ながら説明を聞いて「これならできる」と感じていたので、スムーズに導入できました。実際に運用が始まっても、ほぼ期待通りに利用できています。例えば、本学では、学科が新設されたり、名称が変わったりすることがあるのですが、その際も迅速に対応いただき、これまでのところ問題は発生していません。

弊社の業務クオリティやレスポンス、サポートなどはいかがですか？

先日、文字化けの問い合わせをしましたが、予想外の早さで対応いただき、正直ビックリしました。その時は、サポートの「改善・不具合掲示板」に書き込んだらすぐに電話がかかってきて、時間を置かず対応していただきました。その他、質問などへのレスポンスもいいですね。非常に助かっています。
担当営業さんにもたびたび足を運んでいただいて、新しいサービスの紹介をしてもらっています。実は今後、本学の情報推進課とも話をしていて、全学的にSPIRAL® を導入できないか相談することになっています。セミナーや国際会議も数多く開催しているので、全学的に必要なシステムだと思っています。

ありがとうございます。パイプドビッツやSPIRAL® にご要望やご意見があればお聞かせください。

SPIRAL® は設定も簡単で大変便利なのですが、すぐに誰でも使いこなせるわけではありません。仮に、全学的に導入することになった場合、各部署・各担当者でスキルに差があるので、今以上にカスタマイズや設定の相談に乗っていただく必要がありそうです。これはスキルと時間が必要ですし、自分たちだけで対応するのは大変です。申し込みフォームのテンプレートなども用意していただけるといいかもしれません。また、出張サポートなどもあるといいかもしれません。こうした面をパイプドビッツさんにご対応いただけると助かります。

いただいたご要望は対応可能ですので、すぐに弊社担当からご提案させていただきます。本日はありがとうございました。