―課題解決にあたり、どのようなシステムの構築を目指しましたか。
用途ごとに分散したシステムではなく、1つに統合されたシステムを構築することで、情報の検索性を高め、二重入力を無くし、業務フローを効率的なものにしたいと考えました。また、新しいシステムには、お客様向けのマイページのような仕組みを設け、依頼ごとの受付状況や納品予定日が表示されるようにすることで、当社へお電話いただくことなくお客様自身でいつでもWeb上で状況を確認できるようにしたいとも考えました。
―システムの構築に、SPIRALを選んだ理由を教えてください。
複数のツールを比較検討して、最終的にSPIRALを選んだ理由は4つです。
1つ目は、SPIRALが業務フローのシステム化にすべて対応できたことです。比較検討したサービスの1つは、Webフォームを作るのにサードパーティーのアプリを利用しなければなりませんでした。SPIRALは、Webフォーム、データベース、ログイン認証、マイページ、メール配信など、一気通貫で対応することができました。
2つ目は、スパイラル社の営業担当者のスキルが非常に高かったことです。業務フローの聞き取りから課題を明らかにするヒアリング力は特に優れていました。解決策を複数提示して、私たちに選択の余地を与えてくれたことも嬉しかったです。不動産業の業界知識や用語を理解されていたので、コミュニケーションがスムーズだったこともポイントでした。
3つ目は、SPIRALのセキュリティ要件が当社の基準をクリアするものであったことです。また、クラウドストレージサービスを介さず書類の授受ができるため、お客様側のセキュリティポリシーにも寄り添ったシステムにできると感じました。
4つ目は、自分たちで開発や改修を内製できる点です。以前はWebフォームに記載の文言1文字を変更するだけでも、管轄部署に相談し、見積を取って、改修費用の金額により決裁を取ってと非常に手間がかかっていましたが、この工数の短縮や軽微な修正を行う場合の費用の圧縮もできると思いました。
―SPIRALで開発した重要事項調査依頼受付管理システムについて教えてください。
新システムは当社管理マンションのデータベースを搭載しています。お客様がWebフォームから入力する際に参照できる仕組みになっており、マンション名の間違い、記述漏れがなくなりました。また、お客様が必要書類をアップロードすると、申請データに自動的に紐づく仕組みも搭載しています。これにより、システム導入前に発生していた手作業での紐づけ作業がなくなっただけでなく、提出された書類の確認、納品期日の設定、作成担当者の割り振り、報告書の納品まで新システム1つで完結でき、複数のシステムを同時に操作する煩雑さから解放されました。
お申込みされたお客様は、進捗状況の確認や納品書類のダウンロードをお客様向けマイページ上で行っていただけます。
重要事項調査依頼受付管理システム全体像(イメージ)
重要事項調査依頼時のマンション検索ページ