名刺管理の記事
ARTICLECRMとSFAの観点から名刺データを活用して売上UPしよう！
名刺データを活用できない企業は、意外と多いものです。
実は、「名刺もらってもしまっておくだけで忘れてしまう」と思っているビジネスパーソンもいるのではないでしょうか。 しかし、マーケティングや営業の世界にデジタル化の波が押し寄せるにつれ、名刺交換の重要性は見直されつつあります。
ただ「顧客を知る」という意味を持つだけではなく、貴重な顧客データを提供してもらうビジネス習慣として、名刺交換は大きな意義を持っていると言えるのです。名刺データをうまく生かさないことは、ビジネスにとって深刻な機会損失となっています。
そこで、今回はSPIRAL®による名刺データの登録から活用についてご紹介します。特に、CRMやSFAといった観点から、SPIRAL®では名刺データを活用することができます。
目次
営業あるある「名刺をもらってもかさばるだけ」
名刺交換を日常的に行っている営業担当であれば、誰でももらった名刺の管理に困っているはずです。 名刺管理について、少なくとも以下のような課題が考えられます。
- 先方の連絡先を知りたいときに、名刺の山から探すのは面倒くさい
- 頑張ってExcelやAccessに入力しているが、忙しくて入力しきれない
- 誰の名刺を入力していて、誰のを入力していないのか忘れてしまった
- そもそも入力内容が間違っていた
- 以前会った人の名刺情報を入力しておらず、二回目に会ったときにも名刺交換を申し出て恥をかいた
- 先方の社名変更に対応できない
- 名刺を個人で管理している。新規営業先だと思っていたら、すでに他の営業がアプローチをかけていた
- ある営業担当が退職すると、その人が管理していたデータも消滅。ひどい場合は、顧客ごと引き抜かれる結果に
以上の課題をまとめると、「名刺データの保存」「名刺管理の属人化」「名刺データの腐敗」の三つになるでしょう。
見込み客の貴重な情報が詰まった名刺であるにもかかわらず、いちいち手入力する時間的余裕を取れずにデータを保存できません。名刺管理が属人的であるために、会社全体の情報資産としてCRMやSFAの戦略に活用していく気運が生まれません。
個人や会社のデータは変化していくものなのに、最新バージョンに更新しないと誤りだらけのデータベースになってしまいます。 まだまだ紙の名刺を交換するビジネス習慣が残っている以上、名刺データ管理はあらゆる企業にとって課題であると言えるでしょう。貴重な見込み客のデータですから、ぜひともCRMやSFA戦略に活用するべきです。
名刺のデジタル化と共有化に挫折する企業も
このように、名刺のデジタル化や共有化はとても重要な事務作業と言えます。しかしこの程度であれば、誰でも共感できるはずです。それにもかかわらず名刺データの活用が進まない背景には、それを阻む原因があるもの。
実際には、名刺のデジタル化や共有化に挫折する企業も多く存在します。その理由は、簡単に進められる「仕組み」を構築できていない点にあります。
名刺データの共有化といっても、ただ名刺をスキャナーで取り込めばいいわけではありません。そもそも、名刺データをスキャナーで取り込むこと自体が目的ではないわけです。
電子化された名刺データを会社の資産として共有し、組織的かつ戦略的に活用することこそが目的です。名刺データの取り込みは、活用するための手段に過ぎません。 その点を踏まえると、スキャンした情報の活用方法をあらかじめ社内で決めておくのがよいでしょう。
どこにどのようにデータを保管しておくのか、外部からも閲覧できるようにするのか、その場合のセキュリティ対策はどうするのか……スキャン自体は難しいことではありませんが、考えるべきことはいくつもあります。
さらに、名刺を元に作成したデータベースの役職や肩書きを最新の状態に保つための更新作業にも人手がかかります。定期的に更新作業をしなければ、せっかくデータ共有してもすぐに使えなくなってしまいます。
たとえば、「データベースには○○株式会社という社名だが、3か月前に社名変更されたので今では株式会社○×である」などといった注釈をメンバー一人ひとりが覚えなければいけないのだとしたら、きわめて不便です。
他にも、組織の問題で名刺データ活用が進まないケースもあります。マーケティングも営業も、メンバー個人がばらばらに動いているだけであり、チームとして戦略的に目標を達成するという文化が存在しない……だからこそ、ツールだけあっても名刺データの共有が進まなくなるわけです。
以上のように、名刺データ活用を阻む原因は主に三点存在します。
- 名刺データを取り込んだ後の活用方法についての検討が不十分であること
- データの更新方法についての検討が不十分であること
- 組織がデータ共有・活用という文化を持っていないこと
の三点です。
これらの課題を解決しないと、名刺データ活用は思うように進まない可能性が高いと考えられます。
SPIRAL®が名刺データ管理フローを一新する
名刺データ管理における「名刺データの保存」「名刺管理の属人化」「名刺データの腐敗」の課題、そして名刺データの電子化を阻む組織の課題に、SPIRAL®は切り込みます。
これらの課題を解決することで、CRMやSFAといった戦略的な観点から名刺データを活用できるようになるのです。 名刺データの保存という意味では、ただスキャナーで取り込むだけではなく、機械の読み取りミスがないかオペレーターが目視でチェックを行うようにしています。
過去の名刺交換履歴や営業対応履歴など、「名刺に書かれてはいないが重要な情報」も一緒に管理可能です。 名刺管理の属人化についても、すべての営業担当者が所有する名刺を短時間で正確にSPIRAL®へ登録できますので、自ずと解消されます。
営業に限らず、社内でSPIRAL®の顧客情報へのアクセス権限を持つ人は、みな同じインターフェースで同じ情報を閲覧しますので、相互のコミュニケーションも促進されます。
組織の一体感も、SPIRAL®の顧客データを軸に深まる可能性も期待できます。 名刺データの「腐敗」の問題も、顧客の情報が一つのデータベースに統合されていれば解決できます。社内全体で、データ更新の頻度やタイミングについて認識を共有し、責任者や責任部署を事前に決めておけばよいだけの話です。
深夜や土日など、業務に支障を来しにくいときに一斉にデータ更新を行えば、鮮度の高い情報を使い続けられます。 SPIRAL®を利用した名刺データの活用法については、後ほどCRMおよびSFAという観点から詳しくご説明しましょう。
CRMとSFAの違いとは？
名刺データの活用法の説明の前に、CRMおよびSFAの用語説明をしておきましょう。CRMとSFAの違いは、一言で言うと見ている対象の違いにあります。顧客を見ているのがCRM、営業担当者を見ているのがSFAです。
CRMとは
SFAではできないCRMの領域 CRM（Customer Relationship Management：顧客管理）とは、顧客との関係を継続的に維持・発展させるための取り組みです。どちらかというとマーケティング寄りの概念であり、メールマーケティングやフォーム作成などの機能はCRMならではと言えます。
SFAとは
CRMではできないSFAの領域 それに対してSFA（Sales Force Automation：営業支援システム）とは、社内の営業活動を支援する取り組みです。
顧客のBANT情報（Budget、Authority、Needs、Timeframe）や商談情報、問い合わせ履歴などをシステム内に蓄積することで、営業活動を支援します。営業寄りの概念であり、営業担当の顧客対応履歴や日報管理などはSFAの方が優れています。
属人化された名刺データを共有化することでCRMが円滑に
名刺データを保存・共有化することは、CRMの第一歩です。
CRMの取り組みにおいて、顧客情報は「心臓部」と言えるほど重要な資産です。特に、名刺交換によって得た見込み客の基本情報が基盤となりますので、名刺データの保存は必要不可欠です。名刺を「机のこやし」にしてしまうと、CRMは進められません。
SPIRAL®においても、名刺データの保存とデータベース管理がCRMの出発点です。 SPIRAL®を名刺データの取り込みに活用することで、データの登録や活用に関する課題が解決できます。名
刺データを電子化することで、紙の名刺がかさばることはありません。社内PCのみならず、外回り中でもPCやスマートフォン、タブレット、携帯電話から顧客情報を確認できます。
たとえば、次に訪問する企業の情報、先方担当者の情報、あとは過去の訪問履歴も登録されていれば、効率的なアプローチをしやすくなります。
逆に名刺データを共有化していないことで、多くの弊害や無駄が生じることがあります。たとえば、名刺データを共有化していればすでにツテやルートがあることがわかるのに、それを知らないことで商談がスムーズに進まないケースがあります。
過去に訪問した営業担当が社内にいれば、先方企業の「キーマン」を教えてもらえるかもしれません。 キーマンが分からないと、せっかくアプローチをかけたところで、決裁権限を持つキーマンまでいくつものプロセスを踏まなければいけません。
もしスムーズにキーマンにアプローチできれば、きわめて営業の生産性がアップすることは容易に分かるでしょう。 同じように、あなたが持っている名刺のデータを共有化していれば、他の部署で商談時に活用されることで新規案件の受注につながるかもしれません。
名刺データの属人化は営業活動やCRMの属人化であり、会社にとっては大きな機会損失であると言えるでしょう。 名刺をデータ化することで得られるメリットは商談だけではありません。たとえば、顧客先に年賀状や案内状などを郵送する場合、宛名シールへの印字で対応することですぐに送ることができます。
もちろん、ステップメールやメルマガなどのメールマーケティングのターゲットとすることも容易です。また展示会やセミナーに来場して名刺交換をした相手には、すぐにお礼メールを送ったり、次回の案内メールを送ったりできるようになります。
つまり、見込み客や顧客に対する継続的なアプローチが可能となるわけです。この継続的なアプローチこそ、CRMのキモに他なりません。
取引情報まで共有化することでSFAとして活用できる
SPIRAL®は、CRMだけではなくSFAとしての活用も見込めます。
SPIRAL®は単なる「名刺取り込みツール」ではなく、顧客管理のためのプラットフォーム。取り込んだデータをマーケティングや営業戦略に活用するフローまで配慮されているのがポイントです。
SPIRAL®は一般的な名刺スキャナーに対応しており、低コストで大量に名刺データを登録することができます。自動取り込み（OCR）で読み込んだ後、オペレーターが目で確認しながら手動で入力してくれます。
オペレーターは日本国内に確保しているため、日本語を誤ることはありません。名刺データのデジタル化精度が100％であることを、サービス品質保障制度（SLA）で保証しています。
しかもクラウド型のサービスなので、いつどこからでも名刺データをノートPCやスマートフォンなどから確認できます。そのため、名刺フォルダを持ち歩く手間を省けるほか、名刺フォルダの紛失という情報漏えいや利益の損失を気にする必要が無くなります。
さらに、名刺交換したときの商談状況を同時に記録していくことで、取引情報も蓄積されていきます。商談が順調に進んで受注となった場合には、アフターフォローやアップセル、クロスセル用のリストとしても活用できます。
いわば、「SFA」と連携させる形で名刺データを使えるようになるのです。 名刺データをスムーズにSPIRAL®のデータベースに登録し、CRMやSFAとも連携させる形で活用可能となります。インサイドセールスや営業によるアプローチの質が大きく向上するため、売上アップも大いに期待できます。
