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ARTICLEメールフォームは設置した方が良い？メリットや作成方法のまとめ
メールフォームはほとんどの企業のWebサイトに設置されています。メールフォームを設置することでどんなメリットがあるのでしょうか？メールフォームの機能の紹介や特徴、作成方法についてまとめました。
目次
メールフォームとは
そもそも、メールフォームとはいったいどのようなものなのでしょうか。
概要や定義について見ていきましょう。
Webページの入力欄
インターネット関連で『フォーム』という言葉を用いる場合、アンケートフォームや問い合わせフォーム、資料請求フォームなど、ホームページを訪れた人とサイト運営者をつなぐ窓口を指します。
その中でメールフォームは、Webページに直接テキストを入力して、サイト運営者にメールを送るために設置されている窓口です。
メールフォームを導入するには、CGIで直接Webページにプログラムパーツを組み込む方法と、メールフォームを提供しているサービス事業者からレンタルするという2通りの方法があります。
メールフォームの仕組み
メールフォームによって送信されたデータは、メールとして運営者側のメーラーに届くようなイメージがありますが、実は少し違います。
メールフォームによって送られたテキストは、一旦運営者側のサーバーに送られ、そしてサーバーのプログラムによってメールの形式に変換されます。その後、運営者側のメールボックスに届けられる仕組みになっているのです。
メールフォームで送信されたテキストは、実はメール以外に直接データとしてデータベースに保存したり、テキスト形式でサーバーに保管しておくことも可能なのです。
メールフォームの構成
メールフォームは通常、主に3つの画面から構成されています。
まずは、Webサイト上に表示されている『入力フォーム』です。フリースペース型のものもあれば、氏名やメールアドレスをはじめ、問い合わせ内容のカテゴライズなど複数の項目を入力するケースもあります。
次の『確認画面』は、入力フォームで入力された内容の確認する画面です。とくに商品やサービスの購入、会員登録などでは必須の画面でしょう。確認画面を挟むことで、入力ミスや購入商品の間違いなどに気づきやすくなります。
最後に『処理終了メッセージ画面』です。確認画面からOKボタンや、もう1度送信ボタンを押すことでこの画面が表示されます。送信したことをきちんと送信者が確認できるとともに、送信者へのお礼やその他関連するページへのリンク等につなげることも可能です。
メールフォームのメリットとデメリット
メールフォームを利用する際のメリットとデメリットについても触れていきましょう。メールフォームを導入する際の参考にしてください。
メリット
メールフォームは、送信者とサイト運営者の両方にとってさまざまなメリットがあります。
送信者にとってのメリットは、メールフォームの立ち上げが不要なため、手軽にメッセージを送信できる点です。また、確認画面から入力間違いを送信前に防止できるのも大きなメリットでしょう。
一方、サイト運営者側にとっても多くのメリットがあります。メールフォームがあることでアドレスを非公開にできるので、迷惑メールを予防できる点が挙げられるでしょう。
加えて、受付完了メール等の一次対応を自動化できる点も大きなメリットです。24時間対応できるので機会損失も防げます。
デメリット
メールフォームのデメリットとしては、フォーム導入にある程度の専門知識を必要とするケースがあることでしょう。
レンタルするならともかく、オリジナリティを出すためにカスタマイズする場合は、プログラミングに関する知識が必要です。
また、入力項目が多すぎる場合、途中離脱の原因になるということもあるようです。デザインや機能はユーザビリティを意識したものでなければ、せっかくメールフォームを設置しても活用されないことがあります。
セキュリティに関しても、オンライン上でデータがやりとりされるため、第三者によって内容が盗み見られたりといったリスクがあります。しっかり対策をしておきましょう。
プログラミングでの作成方法
メールフォームを作成する方法は、大きく2つあります。1つはプログラミングを用いて作成する方法と、もう1つはフォーム作成サービスを利用する方法です。
まずはプログラミングによる作成方法の一例を紹介します。
HTMLの準備
HTMLは、ウェブページを作成するために開発されたプログラミング言語で、インターネット上で表示されるサイトは、多くがHTMLを用いて作られています。
ウェブページ内にリンクを貼る、文字を装飾するなど色々なことができるので、そのHTMLを利用して、まずはテキストボックスやボタンを用意しましょう。
例えば、名前を入力する入力欄は、以下のような文です。
確認画面
続いて確認画面を作成していきます。このとき使用するプログラミング言語は、PHPがおすすめです。
PHPもプログラミング言語の1つで、Web開発に適しています。HTMLに埋め込むことができるため一緒に使われることが多く、また初心者でも理解しやすいでしょう。
確認画面では、ユーザーが記入した内容をそのまま表示するように設定しましょう。そうすることで入力ミスがないか確認することができます。
確認画面の作成が終わったら、送信ボタンを押して完了画面に遷移するように設定しましょう。
完了画面
最後に、完了画面を作成しましょう。これは送信者に対しメッセージを受け取ったことを示すものです。問い合わせへのお礼や、返信期日について送信者にコメントバックします。
設定可能であれば、入力されたメールアドレスに自動返信するような設定にすると良いでしょう。
こちらもPHPを用いれば簡単に作成することができます。
メールフォームをPHPで作るには。添付や文字化けとリスクへの対処
フォーム作成サービスでの作成
続いてはフォーム作成サービスを使った、フォーム作成方法について見ていきましょう。まずは、その概要を紹介します。
フォーム作成サービスとは
フォームを作成するには、前述した通り、プログラミングの知識が必要です。
しかし、インターネットの普及やアフィリエイトなどの個人ビジネスの台頭によって、プログラミングの知識が無い人からもフォーム作成の需要が高まっています。
企業の場合も、フォームを作成するためだけに社員にプログラミングの勉強をさせるよりも、フォーム作成サービスを使った方が、低コストで質の高いフォームの作成が可能でしょう。
このようにプログラミングの知識がない人でも、多機能なフォームを手軽に作成できるサービスが『フォーム作成サービス』です。
フォーム作成サービスでできること
フォーム作成サービスで作成できるフォームは多岐に渡ります。
問い合わせや会員登録、メールフォームだけではなく、例えばアンケートフォームやイベントの出欠確認、さらには送信されたデータをまとめておくなど、フォーム作成と関連するさまざまな機能も利用できるようです。
採用応募の申し込みに、フォームを利用する企業もあります。Webサイトを持つ企業にとって、フォームはもはや欠かせない存在と言えるでしょう。
サービス利用のメリット
フォーム作成サービスを利用するメリットは、まずは前述したようにプログラミングの知識が不要だということでしょう。手軽に設置できる上、管理も簡単です。
メールの自動送信をはじめ、アンケート回答欄の種類を工夫したり、データの集計などができるよう、フォームを導入しようと思ってもまずはプログラミングを学ばなければなりません。時間もかかってしまいます。
その点、フォーム作成サービスは利用したその日に、フォームを設置できる可能性があります。
機能はサービスによって異なるので、フォーム作成サービスの利用を検討する際に比較してみると良いでしょう。
Googleフォームを利用しての作成例
インターネットに触ったことがある人ならば、Googleという企業名は聞いたことがあるでしょう。そんなGoogleが提供している『Googleフォーム』というサービスについて紹介します。
Googleフォームの基礎知識
Googleフォームは、Googleが提供しているフォーム作成サービスで、無料で利用できる上に導入も簡単です。
特に、アンケートフォームの作成に関しては定評があります。アンケートの回答の種類が多く、さまざまな種類のアンケートが作成できるためです。
また、スプレッドシートなど、他のGoogleサービスと連携させて利用することもできます。
フォームの作り方
Googleフォームを作るには、まず『Googleドライブ』にアクセスする必要があります。GoogleドライブもGoogleが提供しているサービスの1つで、無料で利用できます。こちらも他のサービスとも連携でき、とても便利です。
Googleドライブを開いたら、新規、その他、Googleフォームという順に選択していってください。
『無題のフォーム』というGoogleフォームの記入画面が表示されます。タイトルを無題のフォームから別のものに変えて、その下にある説明文を入力していきましょう。
そして、質問項目と選択肢を作成していき、最後に『送信』をクリックすれば完成です。
フォームの作成例
Googleフォームは、特にアンケートフォームに優れていると紹介しましが、その機能について具体的に見ていきましょう。
回答形式には以下のようなものがあります。
- ラジオボタン：複数項目の中から1つだけを選ぶ
- チェックボックス：複数の項目の中から好きな数だけ選択できる
- プルダウン：設問項目を多く設けられる選択形式
- 均等メモリ：段階の中からもっとも合うものを選んでもらう
これらの他に、普通の記述式や選択式ももちろん備えています。必ず回答が欲しい質問には『必須』のタグを付ける、また、動画や画像を挿入するといったことも可能です。
メールフォーム作成のポイント
次に、メールフォームに入力する内容について解説します。
ユーザーが不快に感じず、利用しやすくするにはどういった点に注意すれば良いか、ポイントを見ていきましょう。
入力項目は少なく
メールフォームを作成する際の、入力項目はできるだけ少なく設定することがポイントです。
保険加入時の書類や公文書の作成などで、あまりに記入項目が多く、うんざりしたという経験はお持ちではないでしょうか？
「こんなことまで必要あるのか？」という項目が含まれていると、途端にストレスを感じてしまいます。項目は最小限にした方がユーザーにとっても使いやすくなるでしょう。
問い合わせであれば、以下の項目があれば問題ありません。
- 問い合わせの種類
- 名前（個人または法人名）
- 返信先のアドレス
- 内容
他には事業形態やメールフォームの役割に応じて追加していきましょう。
問い合わせの種類
最初に問い合わせの種類を選択式で選べるようにしておくと、回答する際に非常に便利です。届いた内容を各担当者に自動で振り分けられるようにしておくと、迅速な対応が可能になるでしょう。
最初に選択式の設問から始めることで、入力を開始する敷居を下げる役割もあります。1度入力を始めると途中でやめるのがもったいなくなり、離脱率が下がる傾向があると言われています。
また、サービスについての問い合わせであれば『申し込み』なのか『サービス内容を知りたいだけ』なのかといった、ユーザー側のスタンスも知ることができます。
希望を明確に
メールフォーム作成時には『ご希望のサービス内容』という項目があると便利です。その理由を説明します。
まず、ユーザー側にとって、問い合わせ内容の全てを記載しなくて良いので、手間を省けるということです。相談内容を全て文章にして入力するのは書く方はもちろん、読む方も疲れてしまうでしょう。
また、問い合わせの段階ではまだユーザーも迷っていることが多いため、ユーザー自身にとってもわかりやすくする意味もあります。
入力例を用意
入力して欲しい部分には、赤字で記載したサンプルを表示しておくと良いでしょう。
サンプルがあることで文章を読まなくても「ここはこう書けばいいんだ」というのが一目でわかります。
漢字なのか数字なのか、和暦なのか西暦なのかといった起こりやすいミスも、事前に防げるでしょう。
入力例を、メールフォームと同じページに見えるようにおいておくのもポイントです。
メールフォームの作り方テンプレート。基本構成や作り方の雛形まとめ
セキュリティについて
メールフォームの内容はオンライン上ですべてやりとりをするため、第三者が盗み見たり、ウイルスを仕掛けたりするというリスクも考えられます。
どのようなセキュリティ対策が取られているのか、ポイントを見ていきましょう。
SSL
SSLは『Secure Sockets Layer』の略で、インターネット上でデータを暗号化して送信する機能を指します。これによって、第三者がデータを盗み見る危険を大幅に減らせるのです。
SSL化をサイト全体に行き届かせることは『常時SSL化』と呼ばれ、さらに強力なセキュリティとなります。
SSL化が適応されたサイトは、ホームページアドレスの頭が『http』から『https』になります。セキュリティ対策が施されているサイトだと外部にアピールできるため、訪問者を安心させるポイントになるでしょう。
暗号化の仕組み
実は、アドレスがhttpsになっているからといって安全とは限らないのです。
httpsが保証するのは、送信者とサーバーまでのセキュリティだからです。
例えば、買い物などでメールフォームを利用する場合、その情報は購入者から販売企業のサーバーを経由して、販売企業へ届きます。
販売企業とそのサーバーが同一であれば問題ありませんが、別のサーバーを中継しているような場合には、その間のセキュリティまでは保証できるものではありません。
訪問者を安心させるために、暗号化以外のセキュリティ対策もしっかりと組み込んでおきましょう。
まとめ
メールフォームはさまざまな面から見て利便性が高く、ほとんどの企業で導入されています。Googleなどが無料で利用できるフォームを配信していることもあり、設置の敷居も低くなっていると言えるでしょう。
メールフォームを利用することで、より迅速で適切な対応をができるようになります。ただし、セキュリティに関してはしっかりと対策するようにしてください。
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