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ARTICLEセミナーの受付の基本とは？受付管理システムの選び方も紹介
セミナーを成功させるには、スムーズな受付が大切です。受付を滞りなく行うためには準備物の確認のほか、当日の流れをスタッフ全員が共有する必要があります。スムーズな受付のためにはどういった工夫が必要でしょうか？受付の効率化に役立つ受付管理システムについても解説します。
セミナー受付の基本
セミナー受付の基本となる、準備物のチェック・受付名簿の作成・受付の流れ・共有事項について解説します。
準備物のチェック
準備物は前日までに準備しておきましょう。参加者1人ずつに配布するものは、予備を考えて多めに用意しておくと安心です。下記に準備物として、多くのセミナーで用意されるものを紹介します。
| 準備物 | 準備の内容 |
|---|---|
| 配布資料 | ・何を配布するか事前に決定する（資料・ノベルティなど） ・クリアファイルに入れるなど持ち帰りやすくする ・アンケートを入れることもある |
| 飲み物 | ・必要本数用意する ・冷たいドリンクは前日から冷やしておく |
| 釣銭 | ・有料セミナーで受付で料金を支払う場合に準備する ・お釣りで端数が多く出そうな場合には小銭を多めに用意する |
| 会場案内 | ・お客様が使う場所に案内を掲示する ・受付・お手洗いなど張り紙もする |
配布資料など受付で配るものもありますから、これらの内容を受付を担当する全員に共有しておくことも大切です。
受付名簿の作成
来場したお客様の出欠や、懇親会参加の有無・特別な事項を記録するために、受付名簿を作成しましょう。名簿に記載するのは、氏名・出欠・懇親会（予定している場合）・メモの4つの欄です。氏名は申込みリストから転記しておきます。
セミナー当日は、この受付名簿でお客様の受付をします。受付をしたお客様の出欠欄には、〇か座席番号を記入し、懇親会がある場合には参加するかどうかも確認しましょう。
当日の受付
受付は、セミナーの第一印象になる大切な場所です。来場したお客様に失礼のないよう、滞りなく案内できるようにしておきましょう。受付で用意しておくべきものは下記の通りです。
- 受付名簿
- 筆記用具
- いただいた名刺を入れるトレイ
受付は最低でも2名以上で行うのが基本です。受付担当と会場への案内担当に分かれて、お客様をスムーズに誘導しましょう。セミナーの規模によっては、もっと多くの人数が必要な場合もあります。大規模なセミナーの場合は、一名ずつ名簿を確認していると時間がかかりますので、バーコードで受付をする方法も検討しましょう。
受付の担当者は、オペレーションを明確にして臨むことも大切です。受付の流れ・各自の担当・必須事項などをマニュアル化しておくと、担当者間で抜けや漏れが発生しません。特に金銭の授受がある場合には間違いのないよう注意しましょう。
共有事項の確認
セミナーの受付でよく質問される内容は、事前に共有しておくこともポイントです。
- お手洗い
- 喫煙所
- 自動販売機
- 昼食がとれる近隣の飲食店など
これらの場所は、よく聞かれますので、受付担当者全員がしっかりと把握しておきましょう。会場内の案内であれば、分かりやすく表示を出しておくのも大切です。
また、会場によっては、お客様が利用可能なWi-Fiが提供されている場合があります。質問されたとき、すぐに案内できるように、アクセス名とパスワードを記載した用紙を作っておくのもいいでしょう。
受付時の服装やマナー
受付はセミナーの印象を左右します。そのため、受付に立つときには、服装や名刺の扱い方を守ってお客様の対応をしましょう。
男女ともスーツが無難
セミナーの受付をするときは、男女ともにスーツを着用するのがよいでしょう。スーツは、社会人らしいきちんとしたスタイルという印象を与えます。そのため、困ったときにはスーツを選んでおけば間違いありません。
セミナーの内容やお客様の層に合わせて、ネクタイやシャツの色・柄を選んだり、靴やアクセサリーを合わせましょう。
名刺の扱い方
受付ではお客様の名刺を受け取ることがあります。そのため、名刺の受け取り方・扱い方も押さえておきましょう。ポイントは下記の5点です。
- 両手で受け取る
- 氏名や会社ロゴに指を重ねない
- 受け取った名刺は揃えておく
- すみやかにしまう
- 名刺を入れるトレイがあるときは、お客様が置きやすい場所にトレイを置く
大切なことは、丁寧に扱い対応することです。名刺をきちんと揃えることはもちろん、お客様の顔を見て笑顔で対応することも忘れないようにしましょう。
どれも社会人であれば当たり前に身についているマナーです。しかし、受付のために当日やってきたアルバイトの方々は知らないこともあります。そのため、受付担当者の中で、名刺の扱いについてもマニュアルを共有しておくと安心です。
セミナー受付や申込みには予約管理ツールが便利
セミナーの受付や申込みは、予約管理ツールを利用すると格段に便利です。セミナー運営システムにこの機能が含まれていることもあります。予約情報を一元管理できる予約管理ツールのメリットを解説します。
24時間365日予約の受付が可能
予約管理ツールを利用すると、休みなくいつでもセミナーの予約受付ができます。電話やFAX・メールでのセミナー予約は、担当者がいなければ予約の受付ができません。しかし、インターネットを利用した予約管理ツールがあれば、予約の受付がいつでも自動的にできるのです。
そのため、機会損失を最小限に抑えられます。担当者がいる営業時間内に電話ができない人でも予約でき、予約時点で満席だった場合にもキャンセル待ちにすることが可能なためです。
時間や日付など自由に予約形式が選べる
予約管理ツールでは、予約形式を選べます。そのため、さまざまなタイプのセミナーやイベントに対応可能です。主な予約形式の種類は、下記の表に紹介する4種類があります。
| 予約形式 | 特徴 |
|---|---|
| 時間タイプ | 決められた時間枠で予約する |
| 日付タイプ | 日にちごとに予約する |
| 時間割タイプ | 時間割のように予約する、複数のセミナー・イベントがある場合に便利 |
| イベント・セミナータイプ | カレンダー形式で予約する、単発のセミナーやイベントに便利 |
自社のセミナーにぴったりの形式を選ぶことで、お客様が予約しやすいフォームを作れます。
予約状況をリアルタイムで反映
予約管理ツールは、予約状況がリアルタイムで反映されるのもメリットです。反映された予約状況は、開催者側はもちろんお客様もチェックできます。そのため、確実な予約受付ができるのです。
電話で担当者が予約受付をした場合、人的ミスが起こる可能性があります。予約のバッティングや予約日時の間違いです。こうしたミスを予防するのにも、予約管理ツールは役立ちます。
受付管理システムで負担を軽減しよう
セミナー受付の負担を減らす、受付管理システムの主な機能について解説します。
受付管理システムとは
受付管理システムは、予約から受付完了メールの自動返信・セミナー後のフォローアップまで、セミナー運営全般を手助けするツールです。セミナー運営システム、セミナー管理システムなどと呼ばれることもあります。受付管理システムを使ってセミナー予約を受付すると、それ以降にかかる手間を最小限に抑えられます。
例えば、メールで予約を受付した場合、メールの確認・返信・リストに入力、といった作業が発生します。受付管理システムなら、これら一連の作業を全て自動化できるのです。
また、セミナー当日、受付で使用する受付名簿も、受付管理システムを使えば瞬時に作成できます。既にデータとしてまとめられている情報を、必要な形式にまとめて出力するだけで完成です。そのため、受付の準備にかかるコストも下げられます。
主な機能
受付管理システムの主な機能には、下記があります。
- セミナーの案内ページや申込みフォームの作成
- 予約申し込みの管理
- 受付名簿の作成
- イベント後のフォローアップ
受付管理システムを使うと、案内ページや申込みフォームを簡単に作成できます。専門知識がなくても作れるので、自社内ですぐに対応可能です。予約申し込みの管理や受付名簿の作成では、これまでかかっていた手間を大幅に削減できます。
フォローアップが効率的にできるのも嬉しい機能です。セミナーのお客様に関する情報を一元管理できるので、データの分析が簡単にできます。そのため、それぞれのお客様に最適なメール配信をするなど、セミナー後のフォロー体制も万全です。
受付管理システムを選ぶ際のポイント
たくさんの受付管理システムがありますが、どれを選ぶのがよいのでしょうか？
受付管理システムを選ぶポイントを解説します。
導入の手軽さ
受付管理システムを選ぶポイントとして、まずは手軽に導入できるものを選ぶとよいでしょう。クラウド型の受付管理システムであれば、基本的にはインターネット環境とパソコンさえあれば使用できます。設備投資が不要という点で、気軽に導入できる提供形態です。
管理画面の使い方も直感的にわかりそうなものを選ぶとよいでしょう。機能面を重視するあまり、使いこなせないというのでは宝の持ち腐れです。
開催後のフォローに活用できるか
セミナー完了後のフォローに活用できることも、受付管理システムを選ぶときのポイントです。フォローアップにシステムを利用するなら、参加者のデータ分析ができるものを選びましょう。
お客様の基本情報・好みの傾向・セミナーの参加履歴などを蓄積し、分析できるシステムを利用すれば、お客様それぞれに最適のフォローができます。
例えば、お客様の情報を分析することで、最適なメール配信をし、売り上げにつなげることもできるのです。
セミナー運営システム導入で効率アップを。メリットや選び方のまとめ
まとめ
セミナーの受付では、お客様に失礼のないようにスムーズな対応をしなければいけません。そのために重要なのが事前準備です。資料・飲み物・会場案内など、必要なものを揃え、受付の流れを共有して当日に臨みましょう。
予約や受付の手間を省き効率化するために、受付管理システムを利用するのもおすすめです。面倒な予約管理を自動化できるほか、必要な書類を簡単な操作で出力したり、セミナー後のフォローもできます。中には無料で利用できる受付管理システムもあるので、試しに利用してみるというのも一つでしょう。
セミナー受付時にやるべきことを事前に知り、受付管理システムも利用しながら、効率的にセミナー運営をできるようにしましょう。
また、イベント告知から申込から受付、フォローまでワンストップで業務効率化していきたい方には、弊社のイベントの大小に関わらず、定額制・使い放題のセミナー・イベント管理サービス「SPIRAL®」もおすすめです。問い合わせ・資料請求は無料ですので、まずはお気軽にお問い合わせください。
