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ARTICLEWeb会議には議事録自動作成ツールがおすすめ。メリットや選び方
正確な議事録の作成には時間と労力がかかります。しかし最近は、議事録を作成するツールも登場しています。Web会議の議事録を、ツールを用いて自動で作成してみましょう。議事録作成ツールの選び方やおすすめツールを紹介します。
Web会議システムでの議事録作成の主な方法
会議の内容を後で見直したり共有するために必要な議事録ですが、作成には手間と時間がかかります。 それはWeb会議においても同じです。
この問題を解消するために、Web会議システムには議事録作成を効率的に行う機能が付属しているものもあります。どのような方法があるのか見ていきましょう。
ホワイトボード機能の利用
Web会議システムに付属しているホワイトボードは、フリーハンドでの書き込み、テキストの打ちこみや図形の挿入などができます。議事録をその場で作成することもできますし、議事録作成のためのメモとして活用してもよいでしょう。
編集や保存の機能も簡単で、参加者間で画面を共有しつつ会議を進めていくこともできます。
録画録音機能の利用
議事録を作成するのであれば録画は必須です。発言内容と発言者の結びつけ、どのようなニュアンスで話していたのか、周囲の反応など、議事録作成には必要な情報になります。
Web会議システムには、録画機能が付属しているものも多くありますが、ない場合はツールを別途に用意しましょう。
後から議事録の修正を行うのにも必要になります。他の方法を取る場合でも、録音録画は並行して行うとよいでしょう。
自動作成ツールを利用
音声認識によって、会議中の発言を自動で議事録に起こしてくれるツールも登場しています。
AIによる音声認識を用いており、 高性能なものは発言者ごとに区切って議事録を作ったり、咳払いや相づちなどを判別できるものもあります。
利用用途は議事録だけとは限りません。会議だけでなく、セミナーやインタビューでも使えます。
自動作成ツールのメリットと注意点
自動作成ツールを使うことで、どのようなメリットが生まれるのでしょうか。また、自動作成ツールを使った場合の課題や問題点についても把握しておきましょう。
負担軽減とコストの削減
議事録の作成を人の手で行った場合、かなりの時間がかかってしまいます。5分の発言内容を1時間かかって書き起こすこともあります。
長時間の会議や、会議を頻繁に行う企業では、議事録の作成だけで人的リソースをかなり割かなければなりません。
自動作成ツールを使うことで、ある程度のレベルまで自動で書き起こし手をしてくれるようになるので、作成者の負担が軽減できます。加えて、作成にかけていた人件費等のコストを大幅に減らすことにも期待できるでしょう。
情報共有の迅速化
会議の内容や時間によっては、議事録作成に数日から1週間以上かかることもあります。作成担当者が他の業務と並行しながら行う場合は、さらに遅くなることもあり得るでしょう。
しかし、自動作成ツールはその場で書き起こしをしてくれるので、作成時間を大幅に減らすことができます。その結果、作成者の負担が減ることはもちろんですが、内容の共有も迅速に行うことができるようになります。
議事録の作成に1週間かかってしまうと、会議に参加していなかった人や、会議の内容を見直したい人に対して、共有に1週間かかりることになります。会議の内容が会社の運営や経営に関わる大切なことの場合、経営判断が遅くなってしまうこともあり得ます。
議事録を速く作れるようになるということは、それだけ情報共有が速くなり、経営判断や企業活動の迅速化にも結びつきます。
環境に配慮する
発言者の声が小さかったり、周囲の音が騒がしい状況では、発言内容が上手く聞き取れず、書き起こしの精度が下がる可能性があります。
発言者以外の人物は話さない、話す際には聞き取りやすい速度と大きさを意識するといったルールを作りましょう。
また、機材もこだわるようにしましょう。マイクの質が悪いと、音を拾ってくれない可能性も出てきます。参加者のマイクの質も重要です。
修正のラインを決めておく
自動作成ツールの精度にもよりますが、手直しが必要ない状態で仕上がってくることはほとんどありません。 同音異義語のミスや、発言者の滑舌の差による精度の違いは必ず出てきます。
最終的な編集・修正作業は必須ですが、修正に時間をかけすぎては、せっかく自動作成ツールを導入した意味が薄れてしまいます。議事録の仕上がり具合も担当者によって変わってくるでしょう。
そこで、どこまで修正するかをあらかじめ決めておき、会議参加者の間で共通認識と持っておくと、担当者の工数が無駄にならず、議事録の品質を一定に保つことができます。
自動議事録作成ツールの比較ポイント
自動議事録作成ツールを比較する際のポイントを解説します。下記のポイントを比較して、自社に最適なツールを導入しましょう。
音声認識機能の精度
ツールによって音声認識の精度はかなり差があります。 特に専門的な用語が多い場合になると、書き起こしの精度が悪すぎて一から書き起こさなければならない、というような事態になりかねません。
導入実績を加味した上での検証や、一定期間無料などのお試しプランがあるのならば、まずはそれを利用して、音声認識の精度を確認してみることをおすすめします。
議事録作成以外の機能
書き起こし以外の機能についても着目しましょう。タスクの割り振りや多言語の翻訳、会議支援の機能を備えているかどうかなどは、ツールを作成する上での利便性に関わります。
欲しい機能がない場合、会議にツールを二つ導入しなければならくなり、ツールの利用コストがかかってしまいます。ツールは可能なら一つにまとめられるように、機能の充実したものを選ぶとよいでしょう。
おすすめの自動議事録作成ツール
議事録自動作成ツールの中でも、おすすめのツールを紹介します。ツールの特徴も紹介しますので、導入の参考にしてください。
無料で利用できる Googleドキュメント
全ての機能が無料で利用できる、Googleの提供しているツールです。
ブラウザで使用するのでインストールは不要ですし、回数や容量の制限もありません。ネットに接続されていれば、多人数による同時編集も可能です。
会議を支援するような機能はありませんが、無料なので気軽に使うことができます。音声入力による自動作成がどのようなものかをまずは試してみたいという方は、このツールから初めてみてもよいでしょう。
日本でもライブ文字起こし対応予定 Microsoft Teams
Microsoftの提供するグループウェアです。ビデオ通話、資料の共有など、会議に役立つ機能が標準装備されています。
話者認識の機能は英語版のみが実装されていて、日本語版は対応予定ではあるものの、2020年8月時点では実装時期は未定です。
ExcelやPowerPointなど、MicrosoftのOfficeツールと連携できるので、MicrosoftOfficeをすでに導入している場合、より効果的な利用が見込めます。
まとめ
テレワークの増加や、場所を問わずに会議に参加できるといったメリットを背景に、今後はWeb会議を行う企業は増えていくでしょう。
Web会議の議事録作成は、自動で書き起こしてくれるツールが便利です。人的リソースや時間を大幅に削減できます。
議事録を自動で作成してくれるツールを選定する際には、音声認識の精度やその他の機能に着目するとよいでしょう。書き起こしの精度をあげるために、発言者以外は発言を慎む、環境に配慮するなどのルール作りも大切です。
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