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ARTICLE議事録自動作成ツールおすすめ4選！導入メリットと選び方
議事録の作成を自動で行ってくれるツールをご存知でしょうか？自動作成ツールを使えば、会議中の負担軽減や議事録精度の向上などさまざまなメリットがあります。
この記事では、おすすめの議事録自動作成ツールを4選と導入のメリットやツールの選び方を紹介するので、議事録作成ツールの検討してみてください。
目次
議事録作成の負担とは
議事録とは、会議の中で決まったことや発言の内容についてまとめた記録のことです。議事録があることで会議内容を後で見返したり、不参加者に会議の内容を共有したりする際に役立ちます。
一方、議事録を作成するには、担当者に多大な負担をかけてしまっていることも否めません。議事録作成においてどのような負担が発生しているのかを、まずは把握しておきましょう。
事前準備や会議中のメモの負担
議事録を作成するにあたっては、入念な事前準備が必要です。議事録を作成する人間は会議の議題や進行、出席者などを把握しておかないと、発言を追い切れなくなってしまう恐れがあります。
会議の資料にもあらかじめ目を通しておき、参加者の発言と資料の食い違いなどを訂正する作業も求められるので、他の参加者よりも事前準備の時間は必然的に多くなるのです。
また、会議中の負担も他の参加者より大きいです。重要な発言と発言者、誰がいつどのような発言をしたかを、議事録を作成するためにメモをしておく必要があります。
それで精一杯になり、発言者自身が会議の内容について把握しきれなくなってしまう恐れもあるでしょう。それでも議事録に空白が生まれないように、常に会話に耳を傾けていなくてはならないのも、負担を大きくさせてしまう要因です。
議事録作成や修正の負担
会議が終わった後も、議事録作成の仕事は続きます。会議中に取ったメモを元に、発言者と発言内容を整理し、誰が見てもわかる形に書き起こす作業を行わなくてはなりません。
加えて、発言者の発言が資料と一致しておらず、数字や用語に関しては逐一合っているかをチェック・修正する作業が発生します。
会議時間が長いほどにこの作業の負荷は大きく、議事録が作成されるまでに数日かかってしまうような場合もあるのです。
ソフトやアプリの利用で負担軽減
上記のような議事録にかかる負担を、アプリを使って軽減するという方法もあります。
複数の人間が同時編集できるテキストや、コメント機能付きのもの、中には作成した議事録を日付順に管理できる、議事録作成に特化したものまであり、議事録作成の負担を相当軽減することが可能です。
こうしたソフトやアプリの利用でいくつかの作業を効率化できるものの、やはり議事録の作成には大きな手間がかかってしまうのが現状です。
議事録自動作成ツールの機能と必要性
議事録作成の負担を大きく減らすには、自動作成が一番です。自動作成ができるツールやサービスも提供されています。
議事録自動作成ツール・サービスは具体的にどのような機能を持ってどのようなことができるのか、特徴について紹介します。
AIの音声認識機能で文字起こし
AIの音声認識機能自体は昔から研究されていて、Windows95のスピーチツールにも組み込まれていましたが、精度はそこまで高くありませんでした。
現在はSiriやスマートスピーカーを見てもわかるように、AIの発達により音声認識の精度が格段に上がっています。
議事録自動作成ツールもそういった精度の高いAIが利用され、発言者の言葉をそのまま文字にできるほどの高い精度を誇っています。
AI学習が可能
AIはデータの蓄積によって学習し、精度を上げていきます。会話の中の相づちや、「え～」「あー……」などの起こす必要のない音声を不要と判断し、テキスト化しないまでに進化しているのです。
加えて、社内会議でよく使う専門用語なども学習させておくことで、より正確な文字起こしを可能にしています。AIは音声データを元に学習していくため、利用すればするほど精度が向上していき、修正などの工数がかからなくなっていきます。
編集や修正の手間も軽減
議事録自動作成ツールには、専門の編集ツールが付属していることが多く、これを使えば編集や修正の手間を削減できます。
録音した音声を聞きながら並行で作成された議事録をチェックしていくことで、効率的に誤認識や、資料との食い違いを探しながら修正していくことが可能なのです。
ツールには同じ分を繰り返しリピートしたり、スロー再生をしたりといった機能も備わっています。会議中に聞き取りにくかった発言もチェックすることができ、単純なテキストエディタで書き起こすより、議事録の完成度を高めることができるのです。
議事録自動作成ツールの導入メリット
議事録自動作成ツールを使うことで、担当者や会社にとってどのようなメリットがあるでしょうか？
作成の負担軽減
もっとも大きなメリットは、作成にかかる負担を軽減できるという点でしょう。人の会話速度は、パソコンでテキストを入力するよりもかなり速く、録音したデータを元に作成するとしても、約10分の会話をテキストに起こすのに約1時間以上かかることもあるのです。
音声認識で自動で議事録を作成してくれるツールを利用すれば、会話の速さとほぼ同じ速度でテキストを作成してくれます。テキスト作成における負担を、かなり軽減することが予見されます。
担当者が本来の業務に集中できる
先述したように、手動で議事録を作成すると、作成にはかなりの時間がかかってしまいます。議事録を作成している間、本来の業務に注ぐべきはずのリソースが注げず、業務が滞ってしまう可能でもあるでしょう。
会議が頻繁に行われているような会社の場合、議事録作成に追われて本来の業務ができないとなれば本末転倒です。そうした懸念を解消することができるのもメリットといえます。
共有が簡単
議事録作成は手動で行うと時間がかかため、別の仕事の合間に作成作業を行うとなると、会議が行われてから数日あるいは1週間後にようやく完成するといったケースも珍しくはありません。
特に、社内方針を決定するような重要な会議である場合、議事録作成の遅れが方針の決定、プロジェクトの始動に致命的な遅れをもたらすこともあります。
その点、議事録自動作成ツールを利用することによって議事録の共有を簡単に、かつ迅速で行えるようになれば、社内全体の情報の流れをスムーズにできます。
議事録自動作成ツールの運用のコツ
議事録自動作成ツールを利用するにあたってどんな点に気をつければよいのでしょうか。運用する際のコツや、注意すべきことを解説します。
音質を意識
たとえ音声認識の精度が高いツールを利用しても、 会議室の環境が悪いと、正常に機能しない可能性があります。 この場合の環境とは周囲の雑音のことです。
発言者以外の話し声が多かったり、 スマホから雑音が多かったりする環境ではマイクが本来拾うべき音声が拾えません。余計な音が入らない環境を、まずは整えましょう。
また、マイク本体についても一考の余地があります。 周辺の音全てを拾ってしまうようなマイクではなく、特定の方向をからの音だけを拾うマイクがおすすめです。そして、発言者の声がしっかり拾えるようにマイクの位置や向きについても調整し、収録音質を意識しましょう。
精度の基準を決める
高性能な議事録自動作成ツールを利用したとしても、完璧な記録を自動作成することはほぼ不可能です。どうしても余計な音が入ってしまったり、言葉を別の文章に間違って置き換えてしまったりすることはよくあります。
かといってあまりにも精度の低い議事録が上がってきたら、ツールを使うメリットが減少してしまいます。
そこで、どの程度の質の議事録が上がって来ればよいか、基準を設けておきましょう。その基準を上回るための会議中の環境整備がしやすくなりますし、ツールを選ぶ際の予算や性能を決める指針になります。
バックアップも用意
議事録自動作成ツール以外に録音できるものを用意しておきましょう。万が一、録音データの破損や紛失が起こった場合に議事録を作成する手段を失ってしまいます。
議事録作成のツールではなく、スマホなどの録音機能でも構いません。バックアップデータを用意しておくことで、事故を防ぐことができます。
また、「何分から誰々の発言があった」など、発言者が発言を開始した時間や、重要なことを述べた時間を記録しておくようにしましょう。編集・修正作業をするとときに便利です。
議事録自動作成ツールは便利ですが、それ以外にも補助するための道具や方法を用意しておくことが大切です。
議事録自動作成ツールの選び方のポイント
議事録自動作成ツールはさまざまな種類があり、機能や特徴もそれぞれ異なります。自社の議事録作成利用する場合、どのようなツールを選べばよいのでしょうか？ポイントを見ていきましょう。
AI認識機能
AI音声認識機能は、正確にテキスト入力してくれるツールもあれば、同音異義語の間違いを頻発したり、しゃべりが早いと入力自体を行ってくれなかったりといった精度差があります。
単純に「AI認識機能が付属しているから」そのツールを選ぶのではなく、評判や体験版などを利用して、実際にどの程度の性能であるかを、あらかじめ測っておくとよいでしょう。
使いやすさ
直感的に操作できるものもあれば、そうでないものもあります。特に、議事録の作成以外の機能を有している多機能型のツールだと、操作方法が難しいことも珍しくありません。
使いやすければ他の人とツールを共有するのも楽になり、会議本番でアクシデントに見舞われた場合のリカバリも早くなります。
特にツールを使い慣れていないうちは、できる限り使いやすいものを選ぶようにしましょう。
テンプレート機能や検索精度
議事録を出力する際のデザインのひな形がどの程度あるかも注目しましょう。テンプレートがないと、会議ごとに議事録のデザインがバラバラになってしまうこともあり得るからです。
また、アウトプットのテンプレート以外に、議事録における必要事項やメモを入力するためのテンプレートなどが存在し、かつそれを記入した際に自動で議事録の名前や参加者なども入力してくれるような、連携機能があると便利です。
検索機能には単語だけでなく、発言者や時間を指定できる検索機能も付いているとよいでしょう。作業効率のアップに繋がります。
議事録自動作成ツールのおすすめ4選
議事録自動作成ツールの中でも、おすすめのツール・サービスを特徴と共に紹介しますので、ぜひ活用してみてください。
オフラインでも編集可 「Googleドキュメント」
Googleが提供している「Googleドキュメント」は、ベースになっているのは白紙のテキストエディタで、基本はMicrosoftの「Word」に近い使い方ができます。
文字以外にもリンクや画像、図形を追加することができるほか、オンライン編集で複数人同時に操作もできます。作成したファイルは自動でGoogleドライブに保存され、記事ごとにリンクを発行して他者と共有することも可能です。
これだけ多機能であるにもかかわらず、操作が簡単で、さらにオフライン状態でも編集作業ができるのがポイントといえるでしょう。
音声をテキストとして出力する機能もあります。ただし、発言者や時間の記録はしてくれません。Googleアカウントさえあれば無料で利用できるので、お手軽に試してみてもよいでしょう。
AmiVoiceと連携「 富士通 Zinrai」
株式会社アドバンスト・メディアが開発したAI音声認識エンジン「AmiVoice」と富士通株式会社のAI「FUJITSU Human Centric AI Zinrai」（Zinrai）を連携させたソリューションが提供されています。
環境音やノイズの除去機能によって発言内容をクリーンにし、複数人の話者の自動識別する機能で高性能なマイクを別に用意する必要がありません。独自のエディタはリピート再生や再生位置のハイライト表示など、議事録編集には欠かせない機能が備わっています。
高精度なAI同士を連携させることによって、精度の高い議事録自動作成を可能にしたツールです。
さまざまなツールと連携「Sloos」
Zoom・Teams・Google Meets・Skypeなどのツールと連携して、発言者ごとに文字起こしができるというサービスです。1対1の商談、複数人での会議でも発言者と発言内容を結びつけた正確な内容を記録することができます。
コールセンターでの問い合わせ内容の記録や、オンライン診療でカルテの作成などWeb会議の他にもさまざまなシーンで活用できます。
2020年8月現在は、機能を一部制限したデータ版を無償で公開していて、音声認識の精度や使い心地を試しながら利用することが可能です。
大規模アップデートで日本語対応予定 「Microsoft Teams」
「Microsoft Teams」は、チームのメンバー同士でのチャット、ビデオ通話、資料の共有などができるコミュニケーションツールです。
元々プレビュー機能の一つに、話者がしゃべったことを自動で文字起こしする機能はありますが、今後は話者を認識した上で文字起こしする機能が実装されるとのことです。
現時点では米国英語のみ実装されていて、日本語版は対応予定ではあるものの、いつ実装されるかについての具体的な日取りについては、2020年8月時点では不明となっています。
もっとも、自動文字起こし機能自体は現在も実装されているので、ライブ会議等での議事録作成には十分に使える機能を備えています。
まとめ
議事録の作成は、手動で行おうとすると大きなリソースを費やさなくてはなりません。会議の長さによっては完成に数日かかることもあり、担当者が本来やるべき業務のパフォーマンスにまで影響を及ぼしてしまうことがあります。
議事録自動作成ツールを利用すれば、かなりのリソースを削減することが可能です。ツールを使う場合は、マイクや会議中に雑音が入らないように環境整備することも必要になってきます。
AIや文字起こしの精度にはツールごとに差がありますので、それぞれのツールの特徴や料金などを比較し、自社に適切なツールを選定しましょう。
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