事例概要

～ 導入の経緯 ～

　東急コミュニティーは東急不動産ホールディングスグループの総合不動産管理会社として、マンションやオフィスビルなど様々な建物の管理やメンテナンス業務を受託しています。同社のマンション事業本部CRM推進部カスタマーセンターでは、お客様からの問い合わせ業務や重要事項調査報告書作成、各種手続きなどの事務作業、などを集約して対応しています。これらの業務の中で、重要事項調査報告書の作成依頼は、月間約2,200件、年間数万件に及び、一連の事務作業において「不備申請への対応」や「複数システムにまたがる煩雑な事務作業」、「お客様からの問い合わせ対応にかかる多大な工数」という３つの課題がありました。加えて重要事項調査報告書の作成依頼件数は年々増加しており、今後さらに依頼が増えることに備えて、システムの導入を検討されました。

～ SPIRAL ver.1が選ばれた4つの理由 ～

（１）1システムで完結できる利便性

　SPIRAL ver.1が業務フローのシステム化に必要な機能をすべて備えており、Webフォーム、データベース、ログイン認証、マイページ、メール配信などを一気通貫で対応可能な点をご評価いただきました。

（２）業界特化の営業担当者による提案力

　スパイラルは、業界別事業部制を採用しているため、各業界に精通した営業担当者の業務フローの聞き取りや課題を明らかにするヒアリング力が優れていた点に加え、不動産業の業界知識や用語を理解しており、コミュニケーションがスムーズな点をご評価いただきました。

（３）高セキュリティによる安心感

　SPIRAL ver.1のセキュリティ要件が東急コミュニティーの基準をクリアしており、クラウドストレージサービスを介さず書類の授受ができるため、お客様側のセキュリティポリシーにも寄り添ったシステムを構築できるとご判断いただきました。

（４）内製化による工数短縮

　開発や改修を内製できるため、従前の社内手続きの工数短縮に貢献できるとご判断いただきました。

～ 重要事項調査依頼受付管理システムの概要 ～

　東急コミュニティーが管理するマンション名のデータベースを搭載し、お客様がWebフォームから入力する際に当該データを参照できる仕組みになっていることで、マンション名の入力間違い、記述漏れを回避しています。また、お客様が必要書類をアップロードすると、申請データに自動的に紐づく仕組みも搭載しています。これにより、これまで手作業で行なっていた紐づけ作業がなくなりました。その他、進捗状況の確認や納品書類のダウンロードもお客様向けマイページ上で完結することができます。東急コミュニティーの担当者は、提出された書類の確認、納品期日の設定、報告書の納品などを1システムで完結でき、複数のシステムを利用する煩雑さから解放されました。

～ 導入効果 ～

（１）約33%の月間作業工数削減（月425時間、2.6人工）に成功

　空いた作業時間を毎月増加している調査書の作成業務に回すことができました。また、1人あたり月30～40時間程度の残業もほぼゼロにすることができました。

（２）問い合わせ件数を大幅に削減

　本システム導入後、納品予定日や納品方法に関するお問い合わせが大幅に減少しました。マイページ上で、納品予定日の確認や納品書類のダウンロードができるようになったことで、お客様の利便性を向上させることができました。

（３）手数料の返金件数を80％減少

　従前は、お客様から手数料を頂いた後に調査対象物件が自社物件でないことが判明すると、手数料を返金する処理が生じていましたが、申請時に自社が管理する物件のデータを参照できるようになり、管理物件以外の誤申請が減少したことで、返金件数も大幅に減少し、担当者の精神的な負担がなくなったことも大きな効果であるとご評価いただきました。

（４）Excelファイルの誤操作による手戻りや混乱を解消

　本システム導入後、Excelファイルの共同編集時における誤った情報の上書きやファイルの先祖返りのリスクが解消されました。誰かが誤った情報を入力して保存すると、他の担当者の作成業務にも影響するため、作業の手戻りや業務の混乱が発生しなくなったことも大きな効果として評価いただきました。

　スパイラルは今後も、お客様の業務課題の解決に「SPIRAL」をご活用いただくことはもちろん、お客様の顧客接点DXの強化を実現するための高セキュリティなデータ利活用環境を追求し、業務効率化、開発生産性向上に寄与できる安全・安心な開発プラットフォームの提供と、お客様に寄り添った課題解決型サービスの提供に努めてまいります。