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大規模イベント運営のポイント~SBCF2017開催後記~

パイプドビッツは10月20日(金)、「SBCF2017」(スパイラルビジネスコネクターズフォーラム 2017)を、赤坂のTKP赤坂カンファレンスセンターで開催いたしました。
年に1度の大イベントに、生憎の雨と真冬を思わせる寒さの中、過去最多の221名の皆様にご来場いただきました。ご参加いただいた皆様、本当にありがとうございました。

今回は、3会場に渡るセミナー同時並行開催などはじめての試みも多く、ご参加いただいた皆様にはご不便をおかけした点も多々あったかと思います。深くお詫び申し上げます。
各所反省の上、来年以降の開催の際、皆様にとってさらに有意義なイベントとなるように取り組んでまいります。来年以降もぜひご期待いただきたいと思います。


さて、皆様の会社でも、イベントやセミナーを開催することがあると思います。会社でなくてもプライベートでイベントを取り仕切らなければならない、いわゆる幹事的な役割になった方もいらっしゃると思います。
ここで仲間内の10~20名以下のイベントと、不特定多数の50~100名を超えるいわゆる「大規模イベント」では、まったくの別物です。

私は10年以上、スパイラルユーザー様向けのセミナーで自ら講演しながら、会社の大規模セミナー・イベントの運営を数多く取り仕切ってきました。今回のSBCFも私がイベント全体を指揮しました。
そんな私が考える、100名以上の参加者が見込まれる大規模セミナー・イベントでの運営チェックポイントをお話しします。

不測の事態は起こるものと思え


まず、イベント開催に向けて、綿密な「段取り・準備・スケジューリング」をするのは、絶対条件です。
『無理かもしれないけど、どうにかなるだろう』と適当に準備を進めるのは最悪です。

“準備8割、本番2割”

という言葉があります。
「(プロジェクトにおいて)本番で成功するか否か、その8割は準備ができているかにかかっている」、まさにこの言葉に集約されています。様々な想定のもと、リスクを考慮しながら準備をしっかりしないといけません。

ただし、それでも不測の事態は起こります。
不測の事態を切り抜けられるのかどうかも結局は、事前の準備がしっかりできているかにかかっているということです。

たとえば、当然ながら大前提として開催に向けては「コスト」的な制約がかかります。無尽蔵にコストをかけていいのであれば、「会場選び」から変わってきます。使える「機材」も変わってきます。「人員(配置※人的コスト)」もそうです。
これらは相関関係があります。その他各所交渉・調整・選択しながら準備を進めていく必要があります。

「時間」、「スペース」、「動線」


100名規模のイベントでの当日の運営における、特に気にかけておかなければならないポイントが3つあります。

「時間」
「スペース」
「動線」

これを軽視していると、当日とんでもないことになります。

「時間」
たとえばセミナーでいえば、終了“時間”。
終了時間がズレるということは、後に控える方にも影響が出てきます。結果、全体のタイムテーブルが崩れます。ひいては、事前に想定していた人員配置などにも影響が出てくる可能性が出てきます。
通勤電車で、前の電車が止まって遅れるとその後に続く電車もドミノ式に遅れていく、すると電車内で閉じ込められた乗客の中に体調不良者が出てまた止まる、、、この悪循環と一緒です。
スタッフ各所、事前に設定した時間を遵守させなければなりません。

「スペース」
会場の広さには当然、限りがあります。スペースを有効利用できるような工夫と想定が必要です。
あとの「動線」にもつながることですが、たとえばこの想定参加人数に対して受付のスペースはこの広さでいいのか、窓口の数は足りるのか、机は置けるのか。スタッフの休憩場所、荷物を置けるスペースは確保できるのか。
会場内のすべてのモノ・ヒトが、合理的に収まれるスペースが確保できているか、確認しておくべきです。

「動線」
実は最も重要なのがこれです。意外と“抜ける”部分です。

大規模イベントの際に、一番怖いのが「滞留」です。

・待機列が長くなる
・逆方向からの人の流れ(例:入場者と退場者)

など、怪我や事故につながることはもちろん、狭いスペースに大勢の方が1か所に溢れかえるのは非常に危険です。人の流れがどうなるのか、滞留が起きないようによく検討して処置を施せるところは施しておく必要があります。

そして、今回のSBCFでは、一番心配していて一番失敗した部分です。

・総合受付の場所(スペース)が狭かった
・総合受付がセミナー会場と接近していて、総合受付者と(総合受付済みの)セミナー入場者が入れ違う状態
・セミナー会場の出入口が狭くまた1か所しかとれなかったため、入場者と退場者が入れ違う状態
・セミナー会場への廊下が狭く人が溢れた

会場的に仕方なかった部分はあるにせよ、もっと検討・工夫できたのではないかと反省しています。
来場・参加いただいた皆様にはご不便をおかけしました。

目を配れる範囲には限界がある


100名規模のイベントでは、必然的に関わるスタッフも多くなり現場指揮者は様々な役割を各人にアサインすることになります。現場指揮者といえども、できること、目を配れる範囲には限界があります。

私自身、こういったイベントではいつも、すべてのことを自分で完結させようとせず、意向を組める信頼できる人間をつけて任せる部分は100%全て任せます。
もちろん、報告はもらいます。ただ、中途半端に口は出しません。思い描いていたものと違うところがあっても、妥協できる部分は妥協します。
自分が思い描いていたものが絶対、などとこだわっているとスタッフも辟易して事が前に進みません。

最終的に、そこでクリティカルな問題や事故が起こっても責任は自分がとる、そんな心構えでいます。

和田 崇

株式会社パイプドビッツ 販売促進部

2006年6月、株式会社パイプドビッツに入社。
同年スパイラル® ユーザー向けに始まった「スタートアップセミナー」を2007年に引き継ぐ。お客様の満足度向上を目的に「メール配信セミナー」「スキルアップセミナー」などの講座を追加し、現在に至るまで毎月講演を担当しながら、各セミナーのアップデートも随時実施。参加者満足度アンケートでは毎回高い評価をいただき、“パイプドビッツにセミナーあり”を根付かせる。外部講演も多数。

モットーは、「とにもかくにも初心者にわかりやすく」。趣味はカラオケ。松山千春は鉄板ネタ。「わんちょ」の愛称で親しまれている。

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